Centrum Pomocy Technicznej

Baza wiedzy

Czynności jakie należy wykonać przed przystąpieniem do pracy w roku 2012.

Nieubłaganie zbliża się koniec roku 2011. Zatem 2 stycznia, gdy wrócimy do pracy po przerwie noworocznej trzeba zacząć pracę już w roku 2012. Przyjmowanie wpłat, wystawianie faktur i inne czynności muszą odbywać się na bazie roku 2012. Poniżej zamieszczamy opis czynności, które należy wykonać ,aby gładko rozpocząć pracę w nowym roku budżetowym bez żadnych niespodzianek np. z nieaktualną numeracją. Niektóre czynności można wykonać już w grudniu, aby rano 2 stycznia tylko je uaktywnić.

Serdecznie zapraszamy do lektury poniższego artykułu, ponieważ pozwoli on Państwu uniknąć zbędnej pracy i niepotrzebnych nerwów.  W artykule znajdą się odesłania do instrukcji obsługi programu Foka. Jeśli użytkownik nie posiada instrukcji programu prosimy o kontakt z działem wsparcia technicznego.

OTWARCIE ROKU

Na bazie roku 2011 należy otworzyć nowy rok 2012 ( patrz strona 67 instrukcji programu). Po wykonaniu tej czynności zamykamy program i logujemy się do roku 2012.
 
OTWARCIE MIESIĄCA

W roku 2012 otwieramy miesiąc styczeń (patrz strona 45 instrukcji programu). Jeśli styczeń nie chce się otworzyć, to oznacza, że IV kwartał roku 2011 jest nie otwarty, należy wrócić do 2011 i go otworzyć. Po otwarciu miesiąca należy przeładować program.
 
AUTONUMERACJA

Jeśli chcą Państwo aby w nowym roku numeracja np. faktur, wyciągów bankowych, asygnat i pozostałych dokumentów zaczynała się od numeru 1 należy założyć nowe szablony autonumeracji (patrz strona 69 instrukcji programu).
  1. Szablony te najlepiej założyć 31 grudnia, ponieważ po ich dodaniu będą widoczne w dokumentach bieżącego roku i wówczas mogą sprawiać użytkownikom problem, bo na liście dostępnych szablonów zobaczą też te dla roku 2012.
  2. Radzimy także nie nadawać takich samych nazw jak istniejące już szablony. Najlepiej zawsze wpisywać w nazwie rok 2012.
  3. 2 stycznia wystarczy wejść do szablonów roku 2011 i zaznaczyć, że są nie aktywne. Wówczas w 2012 będzie widać tylko te z bieżącego roku. Mamy świadomości ,że przez kilka pierwszych dni stycznia trzeba będzie zaksięgować jeszcze coś w grudniu 2011. Wówczas najlepiej tam gdzie nie ma już takiej potrzeby powyłączać stare szablony, a w tych typach dokumentów gdzie będą jeszcze robione księgowania w 2011 i 2012 trzeba uważać co się wybiera, dlatego tak ważne jest to aby w nazwach autonumeracji stawiać oznaczenie roku. 

KONFIGURACJA BUDŻETU

Aby można było wykonywać inne czynności konfiguracyjne należy wpierw skonfigurować pozycję dokumentów planistycznych (patrz strona 84 instrukcji programu) .
 
PLAN KONT

Następnie możemy skopiować plan kont z zeszłego roku. Opcja ta jest dostępna w module Konfiguracja-> Plan kont -> Wszystkie konta. Górne menu operacje Kopiuj zeszłoroczny plan kont ( patrz rysunek 1).
 
  1. Po zaimportowaniu planu kont można go ręcznie zmodyfikować. Usunąć nie potrzebne konta albo poprawić konfiguracje istniejących. Należy to zrobić przed rozpoczęciem księgowań, póki na kontach nie ma żadnych zapisów.
·          
AUTOMATY

Bardzo ważną rzeczą jaką należy wykonać przed przystąpieniem do pracy w nowym roku jest skonfigurowanie automatów księgowości podatkowej , które odpowiadają za automatyzację większości procesów w programie. Automaty te ustawia się w module Konfiguracja-> Księgowość podatkowa.
 
  1. Ustawienie automatów odpowiedzialnych za przesyłanie dokumentów z Wydry. Opcja ta jest dostępna w module Konfiguracja-> Księgowość podatkowa -> Automaty księgowości podatkowej. Automaty należy przepisać ręcznie z zeszłego roku. Najlepiej otworzyć sobie dwie Foki. Jedną z roku 2011, a druga z 2012 i przepisać te kilka automatów.
  2. Ustawienie dynamicznych szablonów automatów księgowych odpowiedzialnych za automatyczne księgowanie wyciągów bankowych/ raportów kasowych oraz widoczności pozycji w kasie/rachunku bankowym. Opcja ta jest dostępna w module Konfiguracja-> Księgowość podatkowa -> Dynamiczne szablony automatów księgowych. Górne menu operacje Kopiuj z roku -> 2011 ( patrz rysunek 2).
  3. Ustawienie grup zapisów (chodzi tutaj głównie o grupę dla łącznego zobowiązania pieniężnego). Ustawienie grupy zapisów dla ŁZP pozwoli wystawiać upomnienia na łączne zobowiązanie pieniężne.
BO

Dla należności podatkowych można już 2 stycznia wygenerować bilans otwarcia. Można wygenerować bilans otwarcia dla tych kont bez potrzeby zamykania roku 2011. Operację tą wykonuje się w module Konfiguracja -> Bilans otwarcia-> w danych dokumencie bilansu wybieramy opcję Generuj BO ( Tylko konta podatkowe). Opcja ta jest dostępna w górnym menu Operacje ( patrz rysunek 3 )
 
  1. Stworzenie tego BO jest bardzo przydatne dla kasjerek, ponieważ podatnicy na początku roku przychodzą do kasy płacić zaległości, a kasjerki nie widzą wówczas ile i za co zalega.
  2. Ważne aby, przed stworzeniem tego BO dla należności podatkowych uruchomić kreator przeksięgowania nadpłat i rozksięgować nadpłaty. Wykonanie tej operacji przyczyni się do zmniejszenia ilości pozycji w Bilansie Otwarcia. Jeśli np. u podatnika występuje zarówno nadpłata jak i należności, to po uruchomieniu kreatora przeksięgowań nadpłata pokryje choć część zaległości i na BO pojawią się tylko zaległość ( patrz strona 344 instrukcji programu).
 
KASA

Jedną z najważniejszych rzeczy, które należy skonfigurować są oczywiście kasy (patrz strona 182 instrukcji programu). Czynność tą najlepiej wykonać 31 grudnia po zamknięciu kas, tak aby rano 2 stycznia kasy funkcjonowały już prawidłowo. 
Należy pamiętać, że kasy nie są przypisane do lat. Dlatego w 2012 zobaczymy wszystkie kasy z poprzedniego roku. Jednak aby w 2012 zaczęły one w pełni funkcjonować należy:
  1. w każdej kasie wskazać konto 101 dla danej kasy
  2. zmienić szablon autonumeracji raportów kasowych na nowy dla roku 2012
  3. zmienić szablon autonumeracji asygnat na nowy dla roku 2012
  
TYTUŁY ASYGNAT

Skopiować tytuły asygnat z poprzedniego roku. Opcja ta jest dostępna w module Środki pieniężne->Tytuły asygnat. Górne menu operacje Kopiuj z poprzedniego roku ( patrz rysunek 4).
 
  1. Po skopiowaniu tytułów asygnat można usunąć niepotrzebne. Należy to zrobić jeszcze przed otwarciem kas, ponieważ tytuł asygnaty już raz użyty staje się nie edytowany na cały kolejny roku budżetowy.
  2. Można także dokonać edycji istniejących już tytułów. Najlepiej zrobić to na początku roku, aby później mieć już z ta sprawą spokój.
  
RACHUNKI BANKOWE

Natomiast w rachunkach bankowych, które także nie są przypisane do lat (patrz strona 209 instrukcji programu) należy:
  1. W każdym rachunku bankowym wskazać odpowiednie konto 130
  2. Zmienić szablon autonumeracji asygnat na nowy dla roku 2012
     
ROZŁOŻENIE NA RATY

Skopiować decyzje o rozłożeniu na raty z poprzedniego roku. Opcja ta jest dostępna w module Księgowość podatkowa-> Ewidencja rozłożeń na raty. Górne menu operacje Wygeneruj z poprzedniego roku ( patrz rysunek 5).
 
UPOMNIENIA

Skopiować upomnienia z poprzedniego roku. Opcja ta jest dostępna w module Księgowość podatkowa-> Upomnienia. Górne menu operacje Wygeneruj z poprzedniego roku ( patrz rysunek 6).
 
TYTUŁY WYKONAWCZE

Skopiować tytuły wykonawcze z poprzedniego roku. Opcja ta jest dostępna w module Księgowość podatkowa-> Ewidencja tytułów wykonawczych. Górne menu operacje Wygeneruj z poprzedniego roku ( patrz rysunek 7).
 

WEZWANIA DO ZAPŁATY

Skopiować wezwania do zapłaty z poprzedniego roku. Opcja ta jest dostępna w module Księgowość podatkowa-> Wezwania do zapłaty. Górne menu operacje Wygeneruj z poprzedniego roku ( patrz rysunek 8).

EKSPORT RÓŻNICOWY

Skonfigurować opcje eksportu różnicowego, wykorzystywanego w różnicowaniu sprawozdań jednostkowych ( zarówno w organie jak i w jednostce). Konfiguracji należy dokonać w module Konfiguracja -> Opcje -> Opcje eksportu różnicowego (patrz strona 58 instrukcji programu).
 
OPCJE PLANU KONT

Skonfigurować opcje planu kont, w celu wykonywania raportów: realizacja wydatków i realizacja dochodów. Konfiguracji należy dokonać w module Konfiguracja -> Opcje -> Opcje planu kont (patrz strona 58 instrukcji programu).
 
SPRAWOZDANIA SKARBOWE

Jeśli jednostka prowadzi w programie FOKA sprawozdania skarbowe należy na nowo skonfigurować obsługiwane urzędy skarbowe. Urzędy te należy wpisać ręcznie w module Konfiguracja-> Obsługiwane urzędy skarbowe.
 
ZADANIA
Skopiować zadania budżetowe. Opcja ta jest dostępna w module Planowanie-> Zadania. Górne menu operacje-> Kopiuj zadania z poprzedniego roku.
 
KWALIFIKATORY

Skopiować kwalifikatory. Opcja ta jest dostępna w module Planowanie-> Kwalifikatory. Górne menu operacje-> Kopiuj kwalifikatory z poprzedniego roku.
 
GENERATOR SPRAWOZDAŃ

Jeśli jednostka chce pozostać przy obecnych ustawieniach Generatora sprawozdań, to aby ułatwić sobie pracę w nowym roku można przekopiować generatory z poprzedniego roku. Kopiowania dokonujemy w Generatorze sprawozdań oddzielnie dla każdego typu sprawozdania ( patrz rysunek 9).

Data publikacji: 20-12-2011

Tagi: foka, finanse

Przydatne obrazy

Rysunek 9.
Rysunek 8.
Rysunek 7.
Rysunek 6.
Rysunek 5.
Rysunek 4.
Rysunek 3.
Rysunek 2.
Rysunek 1.

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce

Zamknij