Centrum Pomocy Technicznej

Baza wiedzy

PRZYPOMINAMY O OTWARCIU ROKU 2013

Zbliża się koniec roku 2012. Zatem 2 stycznia, gdy wrócimy do pracy po przerwie noworocznej trzeba zacząć pracę już w roku 2013. Przyjmowanie wpłat, wystawianie faktur i inne czynności muszą odbywać się na bazie roku 2013. Poniżej zamieszczamy opis czynności, które należy wykonać ,aby rozpocząć pracę w nowym roku budżetowym bez żadnych niespodzianek np. z nieaktualną numeracją. Niektóre czynności można wykonać już w grudniu, aby rano 2 stycznia tylko je uaktywnić. Serdecznie zapraszamy do lektury poniższego artykułu, ponieważ pozwoli on Państwu uniknąć zbędnej pracy i niepotrzebnych nerwów.

Po każdym przekopiowaniu danych z roku 2012 warto wejść w kilka przykładów i sprawdzić czy wszystkie pola są wypełnione żeby w połowie roku uniknąć rozczarowana. W razie problemów prosimy o kontakt z działem wsparcia technicznego pomoc@nowoczesnyurzad.pl

W artykule znajdą się odniesienia do instrukcji obsługi programu Foka. Jeśli użytkownik nie posiada instrukcji programu prosimy o kontakt z działem wsparcia technicznego.

OTWARCIE ROKU

Na bazie roku 2012 należy otworzyć nowy rok 2013 ( patrz strona 67 instrukcji programu). Po wykonaniu tej czynności zamykamy program i logujemy się do roku 2013.
KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ: MOŻNA JUŻ TERAZ
 
OTWARCIE MIESIĄCA

W roku 2013 otwieramy miesiąc styczeń (patrz strona 45 instrukcji programu). Jeśli styczeń nie chce się otworzyć, to oznacza, że IV kwartał roku 2012 jest nie otwarty, należy wrócić do 2012 i go otworzyć. Po otwarciu miesiąca należy przeładować program.
KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ: MOŻNA JUŻ TERAZ
 
AUTONUMERACJA

Jeśli chcą Państwo aby w nowym roku numeracja np. faktur, wyciągów bankowych, asygnat i pozostałych dokumentów zaczynała się od numeru 1 należy założyć nowe szablony autonumeracji (patrz strona 69 instrukcji programu) .
 
  1. Szablony te najlepiej założyć 31 grudnia, ponieważ po ich dodaniu będą widoczne w dokumentach bieżącego roku i wówczas mogą sprawiać użytkownikom problem, bo na liście dostępnych szablonów zobaczą też te dla roku 2013.
  2. Radzimy także nie nadawać takich samych nazw jak istniejące już szablony. Najlepiej zawsze wpisywać w nazwie rok 2013. 
  3. 2 stycznia wystarczy wejść do szablonów roku 2012 i zaznaczyć, że są nie aktywne. Wówczas w 2013 będzie widać tylko te z bieżącego roku. Mamy świadomości ,że przez kilka pierwszych dni stycznia trzeba będzie zaksięgować jeszcze coś w grudniu 2012. Wówczas najlepiej tam gdzie nie ma już takiej potrzeby powyłączać stare szablony, a w tych typach dokumentów gdzie będą jeszcze robione księgowania w 2012 i 2013 trzeba uważać co się wybiera, dlatego tak ważne jest to aby w nazwach autonumeracji stawiać oznaczenie roku.
  4. KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ: OSTATNI TYDZIEŃ GRUDNIA, A NAJLEPIEJ 31 GRUDNIA
 
KONFIGURACJA BUDŻETU

Przed przystapieniem do konfuguracji budzetu należy najpierw skonfigurować pozycję dokumentów planistycznych (patrz str. 84 instrukcji programu) . Najlepiej spojrzeć do roku poprzedniego i sprawdzić wszystko przed podpisaniem konfiguracji, ponieważ podpisanie jest nieodwracalne.
KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ: MOŻNA JUŻ TERAZ
 
 
PLAN KONT

Następnie możemy skopiować plan kont z zeszłego roku. Opcja ta jest dostępna w module Konfiguracja-> Plan kont -> Wszystkie konta. Górne menu operacje Kopiuj zeszłoroczny plan kont ( patrz rysunek 1). Po zaimportowaniu planu kont można go ręcznie zmodyfikować. Usunąć niepotrzebne konta albo poprawić konfigurację istniejących. Należy to zrobić przed rozpoczęciem księgowań,dopóki na kontach nie ma żadnych zapisów.
KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ: MOŻNA JUŻ TERAZ, ŻEBY MIEĆ CZAS NA POPRAWKI
 
AUTOMATY

Bardzo ważną rzeczą jaką należy wykonać przed przystąpieniem do pracy w nowym roku jest skonfigurowanie automatów księgowości podatkowej. Automaty te ustawia się w module Konfiguracja-> Księgowość podatkowa.
 
a) Ustawienie automatów odpowiedzialnych za przesyłanie dokumentów z programu Wydra. Opcja ta jest dostępna w module Konfiguracja-> Księgowość podatkowa -> Automaty księgowości podatkowej. Automaty należy przepisać ręcznie z zeszłego roku. Najlepiej otworzyć sobie dwie Foki. Jedną z roku 2012, a druga z 2013 i przepisać te kilka automatów.
b) Ustawienie dynamicznych szablonów automatów księgowych odpowiedzialnych za automatyczne księgowanie wyciągów bankowych/ raportów kasowych oraz widoczności pozycji w kasie/rachunku bankowym. Opcja ta jest dostępna w module Konfiguracja-> Księgowość podatkowa -> Dynamiczne szablony automatów księgowych. Górne menu operacje Kopiuj z roku -> 2012 ( patrz rysunek 2).
Jeśli  numery kont księgowych uległy zmianie, to po przekopiowaniu automatów należy wejść do każdego i ręcznie wskazać nowe konto.
c)  Ustawienie grup zapisów (chodzi tutaj głównie o grupę dla łącznego zobowiązania pieniężnego). Ustawienie grupy zapisów dla ŁZP pozwoli wystawiać upomnienia na łączne zobowiązanie pieniężne.
KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ: MOŻNA JUŻ TERAZ
 
BILANS OTWARCIA

Dla należności podatkowych można już 2 stycznia wygenerować bilans otwarcia bez potrzeby zamykania roku 2012. Operację tą wykonuje się w module Konfiguracja -> Bilans otwarcia-> w danych dokumencie bilansu wybieramy opcję Generuj BO ( Tylko konta podatkowe). Opcja ta jest dostępna w górnym menu Operacje ( patrz rysunek 3 )
  1. Stworzenie tego BO jest bardzo przydatne dla kasjerek, ponieważ podatnicy na początku roku przychodzą do kasy płacić zaległości, a kasjerki nie widzą wówczas ile i za co zalega.
  2. Ważne aby, przed stworzeniem tego BO dla należności podatkowych uruchomić kreator przeksięgowania nadpłat i rozksięgować nadpłaty. Wykonanie tej operacji przyczyni się do zmniejszenia ilości pozycji w Bilansie Otwarcia. Jeśli np. u podatnika występuje zarówno nadpłata jak i należności, to po uruchomieniu kreatora przeksięgowań nadpłata pokryje choć część zaległości i na BO pojawią się tylko zaległość ( patrz strona 344 instrukcji programu).
  3. Należy pamiętać, że po stworzeniu BO w nowym roku nie należy dokonywać już modyfikacji na kontach podatników w 2012. A jeśli już to zrobimy należy w 2013 ręcznie zmienić stan bilansu otwarcia.
  4. KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ: NIE WCZEŚNIEJ NIŻ 2 STYCZNIA ALBO PÓŹNIEJ, ZALEŻY OD POTRZEB URZĘDU
  5. BILANS OTWARCIA DLA KONT ROZRACHUNKOWYCH MOŻNA STWORZYĆ DOPIERO PO ZAMKNIĘCIU ROKU.
 
KASA

Jedną z najważniejszych rzeczy, które należy skonfigurować są oczywiście kasy (patrz strona 182 instrukcji programu). Czynność tę najlepiej wykonać 31 grudnia po zamknięciu kas, tak aby rano 2 stycznia kasy funkcjonowały prawidłowo. 
 
Należy pamiętać, że kasy nie są przypisane do lat. Dlatego w 2013 widoczne będą wszystkie kasy z poprzedniego roku. Jednak aby w 2013 zaczęły one w pełni funkcjonować należy:
- w każdej kasie wskazać konto 101 dla danej kasy
- zmienić szablon autonumeracji raportów kasowych na nowy dla roku 2013
- zmienić szablon autonumeracji asygnat na nowy dla roku 2013
KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ:  31 GRUDNIA PO ZAMKNIĘCIU KASY, ALBO 2 STYCZNIA RANO
 
KWALIFIKATORY

Skopiować kwalifikatory. Opcja ta jest dostępna w module Planowanie-> Kwalifikatory. Górne menu operacje-> Kopiuj kwalifikatory z poprzedniego roku.
 
UWAGA: Najpierw należy skopiować kwalifikatory, a następnie dopiero tytuły asygnat. Jeśli zrobimy na odwrót będziemy w tytułach asygnat kwalifikatory uzupełniać ręcznie.
KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ: MOŻNA JUŻ TERAZ
 
 
TYTUŁY ASYGNAT
Skopiować tytuły asygnat z poprzedniego roku. Opcja ta jest dostępna w module Środki pieniężne->Tytuły asygnat. Górne menu operacje Kopiuj z poprzedniego roku ( patrz rysunek 4).
  1. Po skopiowaniu tytułów asygnat można usunąć niepotrzebne. Należy to zrobić jeszcze przed otwarciem kas, ponieważ tytuł asygnaty już raz użyty staje się nie edytowany na cały kolejny roku budżetowy.
  2. Można także dokonać edycji istniejących już tytułów. Najlepiej zrobić to na początku rokuj.
  3. KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ: MOŻNA JUŻ TERAZ.
  4. W JEDNOSTKACH KTÓRE MAJĄ TYTUŁY ASYGNAT DLA INKASENTÓW ZALECAMY WEJŚĆ DO ŚRODKA KILKU WYBRANYCH TYTUŁÓW I SPRAWDZIĆ CZY JEST W NICH WYBRANY KWALIFIKATOR DLA INKASENTA.
 
RACHUNKI BANKOWE

W rachunkach bankowych, które nie są przypisane do lat należy:
- w każdym rachunku bankowym wskazać odpowiednie konto 130
- zmienić szablon autonumeracji asygnat na nowy dla roku 2013
Konfiguracja rachunków w rok 2013 nie spowoduje blokady księgowań w 2012 roku. Można będzie WB tworzyć i w 2012 i 2013.
(patrz strona 209 instrukcji programu)
KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ:  2 STYCZNIA RANO

UWAGA!!!

JEŚLI W 2012 MUSIMY DODAĆ JESZCZE ASYGNATY BANKOWE TO NUMERACJE NALEŻY ZMIENIĆ DOPIERO PO DEFINITYWNYM ZAKOŃCZENIU WYSTAWIANIA ASYGNAT W 2012.
RACHUNKI BANKOWE NIE SĄ PRZYPISANE DO LAT I NUMERACJA MOŻE BYĆ TYLKO JEDNA. ZMIANA NUMERACJI NA NOWĄ, POWODUJE ,ŻE ASYGNATY W 2012 BĘDĄ NUMEROWANE NOWĄ NUMERACJĄ NP. PP/0001/2013.
 
ROZŁOŻENIE NA RATY

Skopiować decyzje o rozłożeniu na raty z poprzedniego roku. Opcja ta jest dostępna w module Księgowość podatkowa-> Ewidencja rozłożeń na raty. Górne menu operacje Wygeneruj z poprzedniego roku ( patrz rysunek 5).
KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ:  2 STYCZNIA RANO

UPOMNIENIA

Skopiować upomnienia z poprzedniego roku. Opcja ta jest dostępna w module Księgowość podatkowa-> Upomnienia. Górne menu operacje Wygeneruj z poprzedniego roku ( patrz rysunek 6). Po skopiowaniu nie wolno już tworzyć upomnień w starym roku.
KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ:  2 STYCZNIA RANO
 
Warto sprawdzić czy system przeniósł wszystkie upomnienia. W tym celu w 2013 rok spisujemy liczbę upomnień z gałęzi Upomnienia . Następnie w 2012 roku w tej samej gałęzi sortujemy kwoty po kolumnie Pozostało do rozliczenia tak, aby u góry były największe kwoty. Liczymy te upomnienia( zczytujemy liczbę z dolnego paska po lewej stronie), których kolumna pozostało do rozliczenia jest większa od 0. Jeśli na liście są upomnienia, które w polu Pozostało do rozliczenia mają puste miejsce ( nie 0,00) też je dodajemy do naszych wyliczeń. Suma tych wyliczeń musi dać liczę upomnień w 2013 roku.  Jeśli coś będzie nie tak prosimy o kontakt z działem supportu.

TYTUŁY WYKONAWCZE

Skopiować tytuły wykonawcze z poprzedniego roku. Opcja ta jest dostępna w module Księgowość podatkowa-> Ewidencja tytułów wykonawczych. Górne menu operacje Wygeneruj z poprzedniego roku ( patrz rysunek 7). Po skopiowaniu nie wolno już tworzyć tytułów w starym roku.
KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ:  2 STYCZNIA RANO
 
W podobny sposób można sprawdzić liczbę tytułów. System przenosi na nowy rok tylko tytuły o statusie Aktywny i Zwrot z organu, których kwota z pola Pozostało do rozliczenia jest większa od 0. Wystarczy w 2013 sprawdzić liczbę TW i porównać  ją z 2012. W 2012 na liście TW należy założyć takie filtr zawansowany: Status aktywny lub status zwrot z organu i kwota pozostała do rozliczenia większa od 0 i wynik powinien dać taką samą liczbę TW jak w 2013 roku. Jeśli coś będzie nie tak prosimy o kontakt z działem supportu.

WEZWANIA DO ZAPŁATY

Skopiować wezwania do zapłaty z poprzedniego roku. Opcja ta jest dostępna w module Księgowość podatkowa-> Wezwania do zapłaty. Górne menu operacje Wygeneruj z poprzedniego roku ( patrz rysunek 8). Po skopiowaniu nie wolno już tworzyć wezwań w starym roku.
KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ:  2 STYCZNIA RANO
 
Warto sprawdzić też czy system przeniósł wszystkie wezwania. W tym celu w 2013 roku spisujemy liczbę wezwań z gałęzi Wezwania do zapłaty . Następnie w 2012 roku w tej samej gałęzi sortujemy kwoty po kolumnie Pozostało do rozliczenia tak, aby u góry były największe kwoty. Liczymy te wezwania (zczytujemy liczbę z dolnego paska po lewej stronie), których kolumna pozostało do rozliczenia jest większa od 0. Jeśli na liście są upomnienia, które w polu Pozostało do rozliczenia mają puste miejsce ( nie 0,00) też je dodajemy do naszych wyliczeń. Suma tych wyliczeń musi dać liczę wezwań w 2013 roku.  Jeśli coś będzie nie tak prosimy o kontakt z działem suportu.

EKSPORT RÓŻNICOWY

Skonfigurować opcje eksportu różnicowego, wykorzystywanego w różnicowaniu sprawozdań jednostkowych ( zarówno w organie jak i w jednostce). Konfiguracji należy dokonać w module Konfiguracja -> Opcje -> Opcje eksportu różnicowego (patrz strona 58 instrukcji programu). KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ: MOŻNA JUŻ TERAZ
 
OPCJE PLANU KONT

Skonfigurować opcje planu kont, w celu wykonywania raportów: realizacja wydatków i realizacja dochodów. Konfiguracji należy dokonać w module Konfiguracja -> Opcje -> Opcje planu kont (patrz strona 58 instrukcji programu).
KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ: MOŻNA JUŻ TERAZ
 
SPRAWOZDANIA SKARBOWE

Jeśli jednostka prowadzi w programie FOKA sprawozdania skarbowe należy na nowo skonfigurować obsługiwane urzędy skarbowe. Urzędy te należy wpisać ręcznie w module Konfiguracja-> Obsługiwane urzędy skarbowe.
KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ: MOŻNA JUŻ TERAZ
 
ZADANIA

Skopiować zadania budżetowe. Opcja ta jest dostępna w module Planowanie-> Zadania. Górne menu operacje-> Kopiuj zadania z poprzedniego roku.
KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ: MOŻNA JUŻ TERAZ, ŻEBY MIEĆ CZAS NA ICH UPORZĄDKOWANIE.
 
GENERATOR SPRAWOZDAŃ

Jeśli jednostka chce pozostać przy obecnych ustawieniach generatora sprawozdań, to aby ułatwić sobie pracę w nowym roku można przekopiować generatory z poprzedniego roku. Kopiowania dokonujemy w generatorze sprawozdań oddzielnie dla każdego typu sprawozdania ( patrz rysunek 8). KIEDY NAJLEPIEJ WYKONAĆ: MOŻNA JUŻ TERAZ
 
 

Data publikacji: 19-12-2012

Tagi: foka, finanse

Przydatne obrazy

Rysunek 9.
Rysunek 8.
Rysunek 7.
Rysunek 6.
Rysunek 5.
Rysunek 4.
Rysunek 3.
Rysunek 2.
Rysunek 1.

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce

Zamknij